Wir haben bereits in einem Post Software-Tools gesucht, die für Startups Goldes wert sein können. Teil 1 des Software-Baukastens beschäftigte sich mit Tools zur Erstellung eines Businessmodells, half beim Brainstorming, begleitete durch Projekte oder hübschte fade Grafiken und Präsentationen auf. Doch damit sind wir noch nicht am Ende.
So stellen wir wieder die Frage: Wie könnte ein vollgepacktes Do-It-Yourself-Werkzeugkit für Startups aussehen? Wir liefern euch in diesem Blogpost noch mehr sinnvolle Tipps für Startup-Tools.
Der zweite Teil der Liste für Startups beinhaltet Tools, die euch in den folgenden Themengebieten unterstützen:
- Produktivität
- CRM und Sales Management
- Accounting
- Kommunikation
- Marketing (E-Mails, Social Media and more)
Auch in diesem Post werden einige Tools genannt, die (zumindest zeitweise) kostenlos nutzbar sind.
Produktivität
Ob kleines Startup oder Großunternehmen – jede Firma zielt auf eine höhere Produktivität ab. Projekte schneller abzuwickeln, besser zu dokumentieren und zu kontrollieren ist ein Ziel, das man ohne (softwaretechnische) Hilfe wohl schwer erreicht.
Mit PODIO lässt sich die Effizienz in der Teamarbeit stark erhöhen. Die Software verbindet die Funktionalitäten unterschiedlicher Informationssysteme auf einer Plattform. Es ist eine Kombination aus cloudbasiertem ERP-System und Collaboration Tool – gemeinsam kann man sich zu konkreten Projekten und Prozessen austauschen. Das Schreiben unzähliger Mails zum internen Informationsaustausch gehört mit dem Collaboration Tool der Vergangenheit an.
PODIO bietet vollständiges Projektmanagement mit Ressourcenplanung, Aufgabenverwaltung, Instant Messaging, Teamkalender und sogar ein internes soziales Netzwerk zum Austausch unter den MitarbeiterInnen. Mobil ist das Programm als Android- oder iOS-App abrufbar. Mit bis zu fünf Usern kann die Software kostenlos genutzt werden. Das Premium-Paket ist mit 9 Dollar pro Kopf und Monat auch recht moderat. Mehr zu PODIO kann man auch auf YouTube entdecken.
Warum das Tool speziell für Startups geeignet ist, erklärt Kasper Hulthin, Co-Founder von PODIO:
A startup is built to grow, and part of growing is becoming more organised. When we built Podio, we benefited a lot from having all information in one place, that being everything from a workspace for building the product with product ideas, product roadmap etc. to a dataroom, where we could store all contracts and all other important documents. The benefit with Podio is the flexibility, so it can grow with you, as your organisation and needs grow.
PODIO wird bei Up to Eleven intensiv genutzt.
Ein weiteres Collaboration Tool, das gerne von Startups genutzt wird, ist Trello. Hier werden die Aufgaben auf einem Board in einzelne Karten unterteilt. Je nach Fortschritt kannst du die einzelnen Tasks in To Do, Doing und Done unterteilen und somit anderen Teammitgliedern zeigen, wie weit du mit deinem Projekt bist. Zusätzlich kann du Aufgaben an dein Team delegieren und Fristen setzen – damit bleiben deine Projekte in der Zeit. Vom Programmumfang kann es nicht ganz mit PODIO mithalten. Wer aber lieber auf visuelle Reize reagiert, liegt mit Trello nicht falsch.
Das folgende Tool erhöht ebenso die Produktivität: Mit Miro lässt sich der Workflow im Unternehmen schön auf einem Storyboard visualisieren. Projektmanagement mit digitalen Klebezetteln – keine Fragen mehr danach, wer wann was und wie erledigt! Kostenlos sind 3 Boards verfügbar, für Teams kostet das Tool ab 8 Dollar pro Nutzer/Monat.
CRM und Sales-Management
Große Unternehmen brauchen es. Kleine Unternehmen brauchen es auch. Diese jedoch nicht im selben Umfang. Die Rede ist von guten CRM-Systemen. Reichen die Google-Tools für die Verwaltung des Kundenstammes nicht mehr aus, ist es höchste Zeit, sich Gedanken über alternative Software zu machen.
Base zum Beispiel bietet Telefonbuch und Kundenverwaltung in einem. Mit dem Lead Tracking-Modul können Verkäufe bequem verfolgt werden. Zudem lassen sich den einzelnen Einträgen neben den KundInnen auch noch die Vertriebspartner und MitarbeiterInnen zuordnen. So behält man den Überblick über seine Sales. Die Software kann 14 Tage getestet werden, danach zahlt man mit dem günstigsten der Abo-Pakete $15 pro Arbeitsplatz und Monat.
Close.io ermöglicht einen Sales Workflow ohne manuelle Dateneingabe. Ein- und ausgehende Anrufe, Mails und sonstige Aktivitäten werden vom Programm automatisch festgehalten und ausgewertet. Somit sind alle Informationen zum Kunden beim nächsten Mal auf Abruf bereit. Close.io kann in der 14-Tage-Trialversion getestet werden, danach kostet die Basisversion 59 Dollar/User/Monat.
In Base wird dir die Kundenverwaltung so einfach wie möglich gemacht.
Seine Kunden sollte man auch bei Laune halten. Mit Keeping kannst du deinen Gmail-Account für Kundensupport nutzen. Sich wiederholende Fragen können per Auto Response mit automatischen Antwortvorschlägen beantwortet werden. Keeping kann in der Beta-Version kostenlos genutzt werden.
Tools fürs Accounting
Sollte irgendwann einmal der Stapel der Eingangsrechnungen so unübersichtlich sein, dass man nicht mehr weiß, was man bereits bezahlt hat, dann spätestens ist es Zeit für eine praktische Online-Lösung.
Mit Fastbill hat man die Finanzen überall im Blick. Die deutsche Plattform, die heuer den österreichischen Konkurrenten Xeer übernommen hat, speichert alle wesentlichen Informationen in der Cloud. Somit muss man die Buchhaltung nicht mehr zwangsläufig im Büro machen. Eine schöne Oberfläche erleichtert das Zahlenjonglieren. Die Testphase ist mit einem Monat erfreulicherweise großzügig ausgelegt. Sonst steigt man mit der Complete-Version um 5 Euro pro Monat sehr kostengünstig ein.
Die finnische Alternative zu Fastbill ist Holvi. Buchungen werden durch die einfache Bedienung leicht gemacht. Online-Shops sind direkt mit dem Konto verbunden und ermöglichen einfaches Kostenmanagement und unmittelbaren Überblick über den Kontostand. Auch sehr brauchbar: das Konto kann von mehreren Nutzern bearbeitet werden. Die Software befindet sich zwar noch in der Beta-Phase, auf der Homepage kannst du dich jedoch für die Testphase kostenlos registrieren.
Übersichtlich und schön anzusehen – so macht Buchhaltung Spaß!
Um die Finanzplanung zu erleichtern, kannst du außerdem auf die sechs kostenlosen Finanzplanvorlagen zugreifen, die Deutsche-Startups.de zusammengesammelt hat.
Kommunikation
Bei der schnellen Kommunikation untereinander verlassen wir uns bei Up to Eleven auf das allbekannte Skype. Videokonferenzen sind damit immer noch sehr komfortabel. Als gute Alternative dienen die Google Hangouts. Bis zu zehn Personen können gleichzeitig an einem Videochat teilnehmen. Als Messenger mit Dateiversand kann es natürlich auch genutzt werden.
Wenn man jedoch auf lästige Accounts oder Installationen verzichten möchte, greift man auf appear.in zurück. Mit bis zu acht Personen kann man kostenlos videotelefonieren. Name für den Raum festlegen, Link teilen, losstarten – so einfach ist die Bedienung! Wenn man möchte, kann man auch noch den gemeinsamen Text-Chat nutzen.
Mit appear.in sind lästige Accounts nicht notwendig.
Marketing (E-Mails, Social Media and more)
So umfangreich und unterschiedlich der Bereich des Marketings ist (Werbung, Social Media, Zielgruppenanalyse und einiges mehr), so verschieden sind auch die Tools.
Dein Startup braucht eine Website – im Zeitalter des Internets keine Frage. Damit du siehst, ob deine Website auch besucht wird, kannst du per Software-Tools den Zugriff auf deine Website über Suchmaschinen zahlenmäßig nachverfolgen. Google Analytics beispielsweise wertet weltweite Suchanfragen zu deiner Website aus. Wie wurde nach meiner Website gesucht? Bei welchen Suchbegriffen ist das Google-Ranking meiner Website besonders gut? Gute Alternativen zu Google sind Alert.io (spezialisiert auf Social Media) oder TalkWalkerAlerts (für klassische Webinhalte).
Ist die Website startbereit, solltest du auch die Frage klären: Social Media ja – aber wie viel? Und wie mache ich meinen Social Media-Auftritt interessant? Durch BuzzSumo kannst du beispielsweise erfahren, welche Themen auf den unterschiedlichen Social Media-Plattformen gerade im Trend sind. Nicht nur das: du kannst nach dem meist geteilten Content suchen, Influencers (also MeinungsmacherInnen) herausfiltern und Erwähnungen einer Marke oder eines Themas mitverfolgen.
Für Social Media gilt: Never half-ass it! Für KundInnen scheint es selbstverständlich, dass dein Unternehmen auf den verschiedensten Social Media-Plattformen 24/7, rund um die Uhr, erreichbar ist. Zumindest wird erwartet, dass du regelmäßig Inhalte lieferst. Das erfordert genaue zeitliche und inhaltliche Planung und kann somit nicht „so nebenbei“ gemacht werden. Mit Buffer kannst du deine Social Media-Beiträge sinnvoll vorplanen, Postings einreihen und mehrere Plattformen gleichzeitig betreuen. Für deine Postings erhältst du zusätzlich hilfreiche Analysen. Die App kann bis zu zehn voreingestellten Posts kostenlos genutzt werden. Sollte man 25 verbundene Accounts, Zugang für fünf Team-Mitglieder und unlimitierte Postings benötigen, kostet Buffer im Small Business-Paket ab 50 Dollar/Monat.
Keine Zeit für langwierige Social Media-Planung? Buffer erledigt das.
Kennst du das?: Du möchtest auf eine E-Mail antworten, merkst aber, dass es bereits spät abends ist und willst deinen Kunden mit deiner Mail weder verärgern noch abschrecken? Mit Boomerang kannst du deine Mails zeitverzögert senden und vorplanen. Früh um 6 Uhr aufstehen ist somit nicht mehr notwendig. Das Gmail-Plugin hat seinen Namen jedoch von einer anderen Funktion: Du kannst Boomerang so einstellen, dass dir ältere Mails von dir selbst zugesendet werden. Warum das? Das Tool erinnert dich damit daran, dass du dich wieder bei jemandem melden solltest. Oder sich dein Kunde bei dir melden sollte. Das Zeitfenster dafür kannst du selbst bestimmen. Voraussetzung für Boomerang ist ein Gmail-Account.
Du möchtest deinen großen Kundenstamm ständig mit neuen Infos versorgen und dich dabei nicht nur auf Facebook und Co. verlassen? Mit MailChimp ist es einfach, Mail-Newsletter zu erstellen. Per Baukastensystem kannst du Newsletter mit sehr ansehnlichem Layout zusammenstellen. Das Beste: Hast du weniger als 2.000 AbonnentInnen? Du kannst diesen bis zu 12.000 Mails pro Monat völlig gratis senden. Auch danach sind die Preise sehr moderat.
Welche Software-Tools für Startups gibt es noch?
Die umfangreichste Liste an Startup-Tools, die es im Netz gibt, ist wohl jene von Steve Blank – die Liste über „Tools and blogs for entrepreneurs“. Wer in den vergangenen beiden Blogartikeln nicht die passenden Tools für sein Startup finden konnte, kann noch einen Blick in den Startup-Tool-Zauberkasten von t3n.de werfen.
Kann (und will) man auf Produkte von Google überhaupt nicht verzichten, zählt Chip.de die 50 besten Gratis-Tools auf. Von den meisten hat man vielleicht schon gehört oder nutzt sie, andere hingegen sind wertvolle Geheimtipps.
Dies war eine Liste nützlicher Software-Tools für Startups. Wurden deine Startup-Software-Perlen an dieser Stelle nicht genannt? Kontaktiere uns einfach!
Bilder: blog.podio.com, blog.getbase.com, blog.fastbill.com.