Viele Startups kennen das Problem: Die Arbeit nimmt überhand. Es sind mehr und mehr Tasks zu erledigen und dafür steht keine Arbeitskraft zur Verfügung. Dadurch geht auch der Fokus auf die wichtigen Aufgaben verloren. Man verliert die Richtung auf der Meilenstein-Route. Mit Kanban und Tools wie Trello hast du ein effizientes Gegenmittel, um besser organisiert zu sein. Heute will ich dir zeigen, wie du den Überblick behältst und die Ziele im Fokus hast.
Den Überblick verloren? Mit Kanban fokussierst du dich aufs Wesentliche.
Die Methode Kanban – Die Arbeit im Flow
Ein Mittel, um einen Überblick über seine täglichen Tasks zu haben, ist es, die Methode Kanban zu nutzen. Ursprünglich stammt Kanban (jap. für Signalkarte 看板) aus dem japanischen Produktionssystem von Toyota. Das Prinzip: es soll ein gleichmäßiger optimaler Flow in der Fertigungstechnik entstehen – zeit- und kostensparend.
In der Software-Entwicklung wird Kanban abgewandelt seit Jahren erfolgreich angewandt. Kanban muss aber nicht nur im betrieblichen oder Startup-Umfeld verwendet werden – unter dem Begriff Personal Kanban kann man sich dadurch auch seine eigenen Work-Life-Balance schaffen.
Auf einem Kanban Board werden alle Aufgaben einfach visualisiert und du hast damit einen Überblick über deine Tätigkeiten. Deswegen ist Kanban vor allem für Startups wie deines eine äußerst spannende Methode: simpel zu handeln, wenig zeitaufwändig, voller Überblick. Es hilft dir dabei, Arbeit, die gleichzeitig abgearbeitet werden muss, zu minimieren, dich auf einzelne wichtige Tasks zu fokussieren und Aufgaben nach Priorität zu erledigen.
Das hier ist ein typisches Kanban Board – hier in der Teamarbeit. © Oliver Tacke, Flickr
Die Grundregel bei Nutzung des Kanban Boards lautet: Starte einfach und bleibe einfach. Je weniger Komplexität in jedem einzelnen Task steckt, desto besser kannst du dich aufs Wesentliche konzentrieren.
In 5 Steps zum Kanban Board
Doch was musst du machen, um Kanban für dein Startup anzuwenden? Fünf Steps sind dazu notwendig:
- Zeichne eine Tabelle: To Do, Doing, Done
Nutze am besten ein Whiteboard, eine Tafel oder ein großes weißes Plakat, auf dem du eine Tabelle mit 3 Spalten bzw. Listen zeichnest: To Do (auch Backlog genannt), Doing und Done. - Schreibe deine Tasks auf!
Auf diesem Board wirst du jetzt Tasks auf Karteikarten oder Post-Its/Haftnotizen festhalten. Diese Tasks durchwandern das Board als sogenannte Tickets von links nach rechts. - Priorisiere!
Nun musst du deine Aufgaben und Tasks priorisieren. Ist ja klar – du kannst nicht alles auf einmal erledigen. Generell landen neue Tasks zunächst immer im To Do. Priorisierung an dieser Stelle bedeutet: Setze dir ein Limit für den Work-In-Progress! So kannst du dir sicher sein, dass die wesentlichen Aufgaben gewissenhaft erledigt sind. Bearbeite nur 2 bis max. 3 Tasks gleichzeitig. Diese Aufgaben landen in der Spalte Doing. - Der Flow ist wichtig.
Wie du priorisierst, bleibt dir offen: nach Datum, Wert/Aufwand oder nach Kosten – eben, was zu deinem Workflow passt. Beachte bei der Priorisierung auch, dass es Wartezeiten, Störungen oder Zwischenfälle geben kann. Wenn Tasks erledigt sind, landen sie in der Spalte Done. - Output und Experimente
Wie hat sich dadurch deine Arbeit verändert? Wurdest du effizienter? Mit dem Kanban Board kannst du ebenso experimentieren und Aufgaben anders priorisieren. Was sich für dein Startup besser anfühlt – damit du auch weiterhin hustlen kannst. Spannend kann auch eine Einteilung der To Dos sein: was ist „cool“, was ist „warm“ und was ist „hot“?
Ein Kanban Board mit unterteilten To Dos. © Dennis Hamilton, Flickr
Mit der Visualisierung der Aufgaben und der Limitierung der Tasks kannst du deinen Arbeitsfluss perfekt managen. Soll der Workflow für dein Startup anders aussehen (zB. indem du User Stories, Minimal Marketable Features, Zwischenstufen berücksichtigen möchtest), dann brauchst du dieses Board nur um diese jeweiligen Stationen erweitern. Trotzdem gilt: Von links nach rechts Tasks abarbeiten!
Ein passendes Online-Tool für Kanban: Trello
Wir bei Up to Eleven haben einige Prozesse, die gleichzeitig und nebeneinander laufen. Das Corporate Marketing betreffend arbeiten zeitweise mehrere Personen gleichzeitig an Projekten. Erweitert um den Faktor, dass ohnehin der Zeitplan der Mitarbeiter meist voll geladen ist mit anderen Tasks, entstehen hier Probleme mit der Priorisierung und der zeitlichen Einteilung. Doch wir haben einen Weg gefunden, diesen Stress zu unterbinden – indem wir die Kanban-Technik online nutzen.
Unser Projektmanagement-Tool für diese Aufgabe heißt Trello. Damit haben wir die Aufgabenplanung und-verwaltung im Überblick. Wir nutzen dieses Tool für verschiedene Aufgabenbereiche: Corporate Marketing, Nuki, Instahelp, Company Builder. Und weil wir keine Lust darauf haben, Hunderte Post-Its pro Jahr zu verbrauchen, nutzen wir mit Trello das Kanban-Modell elektronisch!
Die Aufgabenplanung in Trello basiert auf den grundsätzlichen Annahmen des Kanban:
- Es gibt ein Board (Projekt),
- es gibt Listen/Spalten (Bereiche)
- und es gibt Karten (Aufgaben oder Tasks).
Für den Startup-Blog bei Up to Eleven sieht das Trello Board nicht wesentlich komplizierter als das obige Beispiel. Dafür haben wir uns einen Workflow überlegt, der zu unserer Tätigkeit passt. Für den Blog gibt es ein eigenes Board. Jeder Blogbeitrag (bzw. jede Idee für einen Blogbeitrag) durchläuft gewisse Schritte bis zur Veröffentlichung.
Zuerst der Backlog. Dieser besteht in unserem Fall aus dem „Story Inboard“ und „Next Up“. Ich halte mir in der Liste „Story Inboard“ fest, welche Tätigkeiten zu erledigen sind. Das sind Ideen für Blogartikel als auch generelle Blogthemen, WordPress-Änderungen oder neue Blog-Partnerschaften. Mit „Next Up„ist eine Zwischenstufe angelegt, in der das unmittelbar nächste Projekt enthalten ist. Dieses Projekt wird erst angegangen, wenn andere Projekte zuvor erledigt sind.
Mit „Eine Karte hinzufügen„ landet ein neuer Task auf dem Board.
Klickst du auf die Karte, kannst du noch weitere Informationen darin speichern:
- wer ist für den Task verantwortlich? (Mitglieder)
- zu welchen Bereich gehört der Task? (Labels)
- du kannst eine Beschreibung oder Anhänge hinzufügen und die Karte kommentieren
- du kannst eine Frist zur Erledigung der Karte anlegen
Dann kommen wir zur Liste „Working On„. Das sind die aktuellen Projekte, die ich bearbeite. Nicht mehr als 3 gleichzeitig! Sollte Feedback auf einen Blogbeitrag notwendig sein, landet die entsprechende Karte in der Liste „Ready for Feedback„.
So simpel ist es: Einfach angreifen und verschieben – so wandern die Kärtchen langsam von links nach rechts.
Sind Blogbeiträge schlussendlich fertig und gepublished, kann die Karte in die Liste „Done“ verschoben werden.
So managen und planen wir also unseren Startup-Blog. Ein möglicher sinnvoller Zugang für dein Startup: Mache ein wöchentliches Meeting, in dem ihr alle Ideen am Board kurz besprecht. Hat sich an den Task-Prioritäten etwas geändert? Sind manche Aufgaben wichtiger geworden? Oder wäre es Zeitverschwendung, eine bestimmte Idee bzw. Kärtchen weiterzuverfolgen? Darum soll es im kurzen Gespräch gehen. Das Ziel könnte dann sein, die Liste wöchentlich zu leeren, um sie für die kommende Woche zu befüllen.
Trello kann für so viel mehr als die Blogverwaltung verwendet werden. Probiert es einfach aus und überlegt euch, was und wo es am besten zu euch passt.
Das war’s heute von mir – wir lesen uns demnächst!
Bilder: Oliver Tacke, Dennis Hamilton (Own Work, Not Changed) [CC BY 2.0 via Flickr CC].